SEIRI: SEPARAR, ORGANIZAR.

En muchas ocasiones llenamos el puesto de herramientas, piezas, máquinas sin uso, productos defectuosos, trabajo en proceso, materias primas, suministros, partes, contenedores, escritorios, bancos de trabajo, archivos de documentos, estantes, tarimas , útiles, cajas con productos, carros y elementos personales. Nos cuesta trabajo pensar en la posibilidad de realizar el trabajo sin ellos, buscamos tenerlos alrededor pensando que nos harán falta para nuestro siguiente trabajo, con este pensamiento creamos verdaderos stocks en proceso que molestan y quitan espacio, estos elementos perjudican el control visual del trabajo, impiden la circulación por las áreas de trabajo, induce a cometer errores en el manejo de materias primas, pueden ser causa de que la búsqueda de cualquier elemento se realice en un tiempo mayor que el empleado en su uso y en ocasiones pueden generar accidentes, (un accidente no es a causa de la suerte, sino un cúmulo de circunstancias que nos llevan a una situación y un momento adecuado para que se produzca).

Que es

La primera “S” de esta estrategia aporta métodos y recomendaciones para evitar la presencia de elementos innecesarios, separando los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de uso con el objeto de facilitar la agilidad en el trabajo, organizando las herramientas en sitios donde los cambios se puedan realizar en el menor tiempo posible, eliminando los elementos que afectan el funcionamiento de los equipos y que pueden conducir a averías, eliminar información innecesaria y que nos puede conducir a errores de interpretación o de actuación.

Criterios

¿Qué criterio se usa para separar lo necesario de lo innecesario para realizar las tareas?

1. Un objeto es necesario cuando se usa, no importa cuánto.
2. Es innecesario cuando no se usa y que no se prevé utilizar en el futuro

El criterio más común es el del programa de producción del mes próximo, consiste en retirar cualquier cosa que no se vaya a utilizar en los próximos 30 días, los elementos necesarios se mantienen en el área especificada y los elementos no necesarios se desechan, ya que producen gastos de gestión, de personal, de transporte y de espacio o almacenan en lugar diferente. Tenemos que saber la utilidad del elemento para realizar el trabajo previsto, si el elemento no es necesario debe descartarse y la frecuencia con la que se necesita el elemento, porque si es necesario con poca frecuencia puede almacenarse fuera del área de trabajo. También es importante la cantidad del elemento necesario para realizar el trabajo ya que el exceso puede desecharse o almacenarse fuera del área de trabajo ,en el lugar de trabajo puede encontrarse toda clase de objetos, una mirada revela que en el trabajo diario sólo se necesita un número pequeño de estos; muchos otros objetos no se utilizaran nunca o solo se necesitarán en un futuro distante, hay que establecer un criterio para toda la organización porque separar es sinónimo de limpieza mayor, que a su vez define la política a seguir con lo innecesario, si se tienen dudas sobre algún elemento, debe descartarlo.

¿Qué podemos tirar?

¿Qué debe ser guardado?

¿Qué puede ser útil para otra persona u otro departamento?

¿Qué deberíamos reparar?

¿Qué podemos vender?

Lugares donde se acumulan los objetos innecesarios con preferencia son:

1. En esquinas .
2. En salas o áreas no designadas para ningún propósito particular.
3. En cajas de herramientas no clasificadas claramente.
4. En la parte superior de estantes .
5. Debajo de mesas , estantes, en armarios y cajones.
6. Cerca de pilas altas de materiales.
7. En pasillos, sendas peatonales, escaleras y rincones, lugares que por razones de seguridad deben estar libres de obstáculos, lo contrario de lo que ocurre muchas veces.
8. Detrás o debajo de máquinas se dejan piezas rotas o trozos de material de desecho.
9. Por cualquier lado, sobre todo si se trata de objetos, herramientas, y piezas pequeñas.

¿Quiénes determinan su uso?

Las personas que realizan las tareas; ellas son las que saben cómo y con qué hacen los trabajos, por lo tanto son las idóneas para determinar su utilidad. En el proceso de clasificación se define claramente qué es realmente necesario para realizar las tareas y qué no lo es, cuya permanencia en el lugar de trabajo causa numerosos inconvenientes. Debe establecerse un tope sobre el número de ítems necesarios.

Colocaremos en un lugar determinado todo aquello que va ser descartado.

La implantación del Seiri permite crear un entorno de trabajo en el que el se evitan problemas de espacio, pérdida de tiempo, aumento de la seguridad y ahorro de energía. Al final de la campaña Seiri, esta primera y aparentemente sencilla acción, todos incluidos el presidente y el gerente de planta y los supervisores deben reunirse y echar un buen vistazo al montón de suministros, trabajo en proceso y otros desperdicios y comenzar a llevar a cabo el kaizen para corregir el sistema que dio lugar a este despilfarro, en las mayoría de los casos, puede sorprender la cantidad de materiales innecesarios que pueden estar disponibles en el entorno y por lo tanto estorbando y los necesarios no disponibles y que por lo tanto suponen pérdidas de tiempo para localizarlos.

La eliminación de elementos innecesarios también deja espacio libre, lo que incrementa la flexibilidad en el uso del área de trabajo y sólo queda lo que se necesita. En esta etapa debe determinarse el número máximo de elementos que deben haber en el lugar de trabajo: partes y suministros, trabajo en proceso, etc.

Y el último punto importante es el de la clasificación de residuos. Generamos residuos de muy diversa naturales: papel, plásticos, metales, etc. Otro compromiso es el compromiso con el medio ambiente ya que nadie desea vivir en una zona contaminada.

Consecuencia

Una vez realizada la separación, los elementos innecesarios se envían a los lugares designados.

Puede preguntarse:

• ¿Cuánto dinero tenemos invertido en elementos innecesarios?
• ¿Cuánto gastamos anticipadamente en productos prematuramente fabricados?
• ¿Qué tipo de sistema tenemos para hacer pedidos a los proveedores?
• ¿Qué tipo de información utiliza nuestro personal de compras para hacer pedidos?
• ¿Qué tipo de comunicación se mantiene entre planificación y producción?
• ¿El área responsable de las compras simplemente hace pedidos cuando piensa que ha llegado el momento de hacerlo?
• ¿Por qué nuestro personal continúa produciendo trabajo en proceso del que no tenemos una necesidad inmediata?
• ¿Con base a qué tipo de información comienza la producción?
• ¿Tenemos un control insuficiente entre producción y compras?
• ¿Hay flexibilidad suficiente para enfrentar los cambios en la programación de producción?

Obtendremos respuestas muy importantes de como funciona la empresa y descubrir deficiencias en el sistema, como la coordinación entre planificación, producción y compras o la agilidad en los cambios de actividad en producción.

Desventajas

El no aplicar el Seiri se pueden presentar algunos de los siguientes problemas:

1. La fábrica tiende a estar cada vez más desordenada dificultando el trabajo.
2. Se desperdicia tiempo buscando materiales, piezas y herramientas.
3. Resulta caro mantener excesos de stock sean estos consumibles o productos terminados.
4. Los equipos y elementos innecesarios dificultan la mejora del flujo productivo.
5. La planta de producción es insegura, se presentan más accidentes.
6. El producto en proceso o final en exceso, los cajones y armarios que se utilizan para guardar elementos innecesarios crean el efecto "jaula de canario" constituyen un verdadero obstáculo entre los empleados, impidiendo una buena comunicación entre ellos.
7. En caso de una señal de alarma, las vías de emergencia al estar ocupadas con productos o materiales innecesarios, impide la salida rápida del personal o el acceso a los medios de extinción.
8. Es necesario disponer de armarios y espacio para ubicar los materiales innecesarios. El coste financiero también se ve afectado por este motivo.
9. Es más difícil de mantener bajo control el stock que se produce por productos defectuosos. El volumen existente de productos en proceso permite ocultar más fácilmente los stocks innecesarios.
10. El cumplimiento de los tiempos de entrega se pueden ver afectados debido a las pérdidas de tiempo al ser necesario mayor manipulación de los materiales y productos.

La aplicación de las acciones Seiri preparan los lugares de trabajo para que estos sean más seguros y productivos. El primer y más directo impacto del Seiri está relacionado con la seguridad. Ante la presencia de elementos innecesarios, el ambiente de trabajo es tenso, impide la visión completa de las áreas de trabajo, dificulta observar el funcionamiento de los equipos y máquinas, las salidas de emergencia quedan obstaculizadas haciendo todo esto que el área de trabajo sea más insegura.

La planta de producción y los talleres es insegura, se presentan mas accidentes, se pierde tiempo valioso para encontrar algún material y se dificulta el trabajo.

El producto en proceso o final en exceso, los cajones y armarios que se utilizan para guardar elementos innecesarios crean el efecto “jaula de canario” el cual impide la comunicación entre compañeros de trabajo.

En caso de una señal de alarma, las vías de emergencia al estar ocupadas con productos o materiales innecesarios, impide la salida rápida del personal.

Es necesario disponer de armarios y espacio medido en metros cuadrados para ubicar los materiales innecesarios. El coste financiero también se ve afectado por este motivo.

Es más difícil de mantener bajo control el stock que se produce por productos defectuosos. El volumen existente de productos en proceso permite ocultar más fácilmente los stocks innecesarios.

El cumplimiento de los tiempos de entrega se pueden ver afectados debido a las pérdidas de tiempo al ser necesario mayor manipulación de los materiales y productos.

escasez de espacio por ampliación de almacén

Tipo de despilfarro transporte interno innecesario (+ palets, ..) más estanterías son más costes de compras stocks de trabajos en curso innecesarios elementos almacenados que quedan obsoletos por cambio de diseño

Este primer pilar genera un entorno de trabajo en el que el espacio, tiempo, dinero, energía y otros recursos pueden gestionarse y usarse de una manera altamente efectiva. Si éste primer pilar esta bien implantado, se reducen notablemente los problemas e inconvenientes en el flujo de trabajo, se mejora la comunicación entre los empleados, se incrementa la calidad de los productos y servicios, elevándose la producción.

Tipo de despilfarro transporte interno innecesario (+ palets, ..) más estanterías son más costes de compras stocks de trabajos en curso innecesarios elementos almacenados que quedan obsoletos por cambio de diseño

Control e informe final: Es necesario preparar un informe donde se registre y se informe el avance de las acciones planificadas, como las que se han implantado y los beneficios aportados. El jefe del área debe preparar este documento y publicarlo en el tablón informativo sobre el proceso 5S.

Oficina

Seiri, se aplica a todos los departamentos y personas de la empresa incluidas las que trabajan en oficinas y sus ordenadores.

Por ejemplo, un escritorio tiene dos cajones los elementos de oficina y los artículos personales deben ocupar cada uno un cajón.

A continuación se determina el número máximo. Por ejemplo, supongamos que decidimos colocar en los cajones solamente dos lápices, un bolígrafo, una goma de borrar, un bloc de papel, y así sucesivamente... Todos los que superan el número máximo se descartan, es decir, se sacan del cajón y se llevan al área de almacenamiento para recambio de oficinas. Cuando se agotan elementos que están en los cajones, el empleado puede ir a buscar lo que necesite allí. A su vez, facilita el manejo del inventario y cuando éste baja al mínimo establecido, ordena la compra de recambios.

Al reducir al mínimo los elementos en los cajones de nuestra oficina, eliminamos la necesidad de revolver la colección de lápices, papeles y cosméticos para llegar al deseado. Este proceso desarrolla autodisciplina, que igualmente, mejora el mantenimiento de registros e incrementa la capacidad de los empleados para trabajar en forma eficaz.

Tradicionalmente la metodología de 5s se refieren a la organización y mantenimiento de objetos físicos, pero si la mayoría de las tareas de oficina se realizan con archivos informáticos tendremos que aplicarlas a ellos, como por ejemplo adecuando el fondo de pantalla, de manera que podamos en una mirada saber como se encuentra nuestras tareas a realiza